Resums i conclusions de les taules de debat

• Participants: 
  • Sr. Jordi Masias, AGTIC Consulting
  • Sr. Diego Ferreira, MagmaCultura
  • Sra. Anna de la Fragua, Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat
  • Sr. Gerard Corbella, La Foneria
• Objectiu: compartir experiències pràctiques, identificar oportunitats de millora i reflexionar sobre els riscos i dificultats detectats en els primers assajos d'implantació d'aquestes tecnologies.

Les intervencions van evidenciar que, malgrat trobar-se encara en una fase inicial d'experimentació, la IA ja està generant canvis significatius en la manera d'abordar determinades tasques documentals i arxivístiques, especialment aquelles relacionades amb la classificació, la descripció, l'extracció d'informació i l'assistència a la presa de decisions.

Experiències i punts forts identificats

AGTIC va exposar la seva experiència en l'àmbit de la consultoria per a administracions públiques durant els processos de transformació digital. Després de diversos anys de proves, han incorporat eines d'IA per explotar el coneixement acumulat en informes, consultories prèvies i documentació normativa de referència. Aquestes eines s'utilitzen principalment per elaborar primers esborranys de documents i informes, mantenint sempre la supervisió humana en la redacció final. Segons els resultats obtinguts, l'ús de la IA ha permès assolir estalvis de temps estimats entre un 15% i un 20% en determinats processos. Paral·lelament, l'experimentació ha evidenciat la necessitat de millorar els sistemes de gestió documental i d'enriquir-ne les metadades per proporcionar un context més precís als models d'intel·ligència artificial.

MagmaCultura va presentar diversos casos d'ús vinculats a la gestió dels arxius judicials de la Generalitat de Catalunya. La seva aproximació es basa en la incorporació de la IA per a tasques molt concretes i delimitades, com ara la traducció de textos jurídics, el suport a la recerca documental o l'assistència en la definició d'estructures documentals durant el desenvolupament de projectes. La seva experiència posa de manifest la importància d'aplicar aquestes tecnologies amb prudència i sota el criteri de professionals especialitzats, especialment en entorns que gestionen documentació sensible.

L'Arxiu Municipal de Sant Feliu de Llobregat va destacar el potencial derivat del gran volum de documentació electrònica acumulada des de principis dels anys 2000. Actualment treballen en l'entrenament d'un assistent d'IA destinat a donar suport als processos de tramitació administrativa. Entre les funcionalitats previstes hi ha la identificació automàtica de tipologies documentals, la classificació d'expedients i l'assignació automàtica de metadades a partir de la documentació presentada per la ciutadania. El desenvolupament d'aquest projecte ha comportat també una revisió crítica dels processos i estructures documentals existents, posant de manifest que disposar d'un gran volum d'informació no garanteix necessàriament que aquesta estigui preparada per a l'entrenament de sistemes intel·ligents.

Per la seva banda, LaFoneria va compartir l'experiència desenvolupada conjuntament amb l'Arxiu Nacional de Catalunya per a l'explotació de més de 10.000 fitxes de la Federació Catalana de Futbol. El projecte es va basar en l'ús de models de codi obert per extreure informació i convertir-la en dades estructurades. El procés va requerir diverses iteracions de millora fins a assolir nivells de precisió propers al 86%. La metodologia emprada inclou tècniques de reconeixement d'entitats (Named Entity Recognition), modelització de dades mitjançant RDF i experimentació amb el model conceptual Records in Contexts (RiC). L'objectiu final és facilitar consultes en llenguatge natural que puguin retornar resultats vinculats directament a les fonts documentals originals.

Oportunitats detectades

Els participants van coincidir a assenyalar que la principal oportunitat de la IA en l'àmbit arxivístic és la capacitat d'automatitzar parcialment tasques repetitives que tradicionalment requereixen una elevada dedicació de recursos humans. Entre aquestes tasques destaquen la classificació documental, l'assignació de metadades, la traducció, la transcripció, l'extracció d'informació i la generació de primers esborranys de documents.

Una altra oportunitat rellevant és la possibilitat de transformar grans volums de documentació en dades estructurades i reutilitzables, fet que podria facilitar noves formes d'accés i consulta dels arxius. Diverses intervencions van apuntar que, a mitjà termini, els sistemes d'IA podrien actuar com a interfícies capaces de traduir consultes formulades en llenguatge natural als llenguatges documentals i arxivístics especialitzats, millorant notablement l'experiència dels usuaris.

Finalment, es va destacar que els projectes d'implantació de la IA estan servint també per detectar mancances prèvies en els sistemes de gestió documental i impulsar processos de revisió, normalització i millora de les dades existents.

Dificultats i riscos

Malgrat els beneficis observats, la taula va identificar diversos riscos i limitacions que cal tenir presents. Un dels aspectes més reiterats va ser la necessitat de mantenir el coneixement professional i el criteri tècnic de les persones especialistes. Diversos participants van advertir que una dependència excessiva dels sistemes automatitzats podria comportar una pèrdua progressiva de coneixement expert si no es garanteix una formació adequada de les noves generacions de professionals.

També es va assenyalar la importància de disposar de dades de qualitat per entrenar els models. Tant des de Sant Feliu de Llobregat com des de LaFoneria es va remarcar que els resultats de la IA depenen directament de la qualitat, coherència i estructura de les dades disponibles. En molts casos, les mostres documentals utilitzades per a l'entrenament són reduïdes i requereixen un important treball previ de preparació i revisió.

Un altre risc destacat és la temptació de recórrer a plataformes comercials tancades que ofereixen resultats aparentment més avançats però que poden generar problemes relacionats amb la seguretat, la confidencialitat i la governança de les dades. En aquest sentit, es va defensar la necessitat de valorar solucions que permetin mantenir el control sobre els entorns de treball i la informació gestionada.

Finalment, es van identificar dificultats associades al compliment normatiu, especialment en matèria de protecció de dades, així com resistències organitzatives i culturals davant els canvis que comporta la incorporació d'aquestes tecnologies. També es va assenyalar que els costos d'implantació poden resultar elevats en projectes que treballen amb sèries documentals de dimensions reduïdes.

Conclusions

La discussió va posar de manifest que la intel·ligència artificial representa una oportunitat significativa per millorar l'eficiència dels processos arxivístics i documentals, especialment en tasques d'anàlisi, classificació i explotació de la informació. Tanmateix, els participants van coincidir que l'èxit d'aquestes iniciatives depèn menys de la tecnologia en si mateixa que de la qualitat de les dades disponibles, de la maduresa dels sistemes de gestió documental i de la capacitat dels professionals per exercir una supervisió crítica dels resultats.

En aquesta fase inicial, la IA es percep principalment com una eina de suport i assistència, més que no pas com un mecanisme de substitució de les funcions tècniques dels professionals de l'arxivística. Les experiències compartides mostren que el futur de la seva implantació passa per una combinació equilibrada entre automatització, control humà i una sòlida governança de la informació.

Participants:

• Alberto Biarge, Vidimus
• Mayte Lingg, Logisdoc - Servicio Movil
• Javier García-Aráez, Espublico-Gestiona
• Francesc Giménez, Associació de Professionals de l'Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya (AAC)

Esquema

1. Per què utilitzen la IA a les institucions?

Vidimus:

• Transparència: extreure dades de documents actuals. Escriptures, impostos... Fan el que els demana el client però sempre amb molta cura.
• Classificació automàtica.

Espúblico-Gestiona:

• Com a empresa de software tenen la IA integrada a diversos nivells. Desenvolupen les Apps per portar a terme les seves funcions.
• Proveïdors de l’Administració Pública: desenvolupen IA dins de les pròpies Apps.
• Validant sempre els resultats de la IA per donar consells d’ús correcte.

Logisdoc:

• Disposen de formació genèrica de IA per saber posar límits i detectar potencialitats.
• Automatització de processos, però amb control i validació per part d’experts arxivers.
• Complementar BD d’ús intern.

AAC:

• Com a Ajuntament (St. Cugat) a la AAC encara no, només tenen un plantejament de projecte.
• 2 projectes:
  • Classificació d’imatges des d’un punt de vista artístic
  • Explotació probabilística de padró d’habitants antic
• Tenen instrucció del DPD per a l’ús ètic de la IA.
• Gestió de processos intel·ligents: IA partint del dissenys dels processos per automatització.

2. De quina formació parteixen de base? Tenen formació específica de la IA?

Vidimus:

• La IA ve d’un procés molt llarg, no és nova. És molt important la formació contínua.

Espúblico-Gestiona

• Formació autodidacta a base de prova i error. Sobretot, s’ha de seguir compliment normatiu.

Logisdoc:

• Assaig i error. Validar i ser crític. No és tant qüestió d’estudi, és tenir curiositat. L'automatització de processos fa anys que s’intenta.

AAC:

• Cursos de gestió de dades que són la base per què la IA tingui sentit. Ús de prompts i com alimentar la IA.

3. Coneixements o competències necessàries per treballar amb la IA en l’arxivística?

Vidimus:

• Principis arxivístics són els mateixos, són la base per l’ús de la IA. Amb tot el que treballem és necessari per la IA.
• Mancança: s’ha d’ensenyar IA com a eina. Important desenvolupar sentit crític. Entendre com funciona la IA.

Espublico-Gestiona:

• Carències generacionals: costa la modernització. Desconeixements d’eines tecnològiques. Perden impuls.

Logisdoc:

• Els joves aprenen dels veterans. L'aprenentatge de la IA ha de ser transversal.

AAC:

• Mancances de coneixement del funcionament.
• Important! L’ús laboral i personal no pot ser igual. Entendre polítiques de seguretat de la IA. Ser més tecnològic no vol dir saber-ne fer un bon ús.

4. Si poguéssiu crear un curs de IA, com seria?

Vidimus:

• No un curs per se, introduir la IA a totes les assignatures.
• Com funciona la IA. Gestió de documents amb la IA.

Espúblico-Gestiona:

• Coneixement del llenguatge específic, comprensió lectora...  Coneixements bàsics de com interactuar amb la IA.
• Conèixer les variants de IA.
• Conèixer casos pràctics d’aplicació.

Logisdoc:

• Ètica i legislació i practicar amb la IA. Donar seguretat en saber usar-la.

AAC:

Resum dels punts més importants:

• Definició i tipologies de la IA
• Entendre algoritmes i com entrenar-los
• Probabilitat
• Qualitat i ètica
• Qualitat, classificació i protecció de les dades
• Difusió i explotació de la IA
• Preservació d'algoritmes (dels usos de la IA): saber com evoluciona.

Recull dels punts més importants:

• Ser experts en validació
• Donar seguretat i esperit crític
• Ètica de la IA
• Context de la informació per aplicar la IA

Resum

La segona xerrada del II Think Tank va tenir com a pretext la competència i futur de la professió, especialment en l’àmbit de la IA. El debat va estar moderat per l’Ariadna Morente.

La primera pregunta que es va fer per debatir va ser en què utilitzaven la Intel·ligència Artificial (IA). El representant de l’empresa Vidimus va explicar que utilitzaven la IA per extreure dades de documents actuals i per realitzar una classificació automatitzada. EsPublico, per la seva part, va dir que utilitzen la IA en les seves pròpies aplicacions com a eines i de suport en els seus processos. Mayte Lingg, més que explicar l’ús de la IA a la seva empresa, va comentar que formen els seus treballadors en IA per tal que aquests tinguin un coneixement dels límits, riscos i potencialitats. A més, creen grups de treball per fer petits projectes amb IA, especialment en l’automatització de processos. Per últim, en Francesc Giménez va exposar com a l’Ajuntament de Sant Cugat utilitzen la IA en un projecte de classificació automatitzada d’imatges, amb un punt de vista artístic i experimental. Un altre projecte que tenen entre mans és analitzar la probabilitat i l’explotació en el padró municipal amb l’explotació de probabilitat amb un 90% de fiabilitat, a més han fet una formació per a l’ús ètic de la IA pel que fa la protecció de dades.

La següent qüestió va ser sobre la formació de base o si s’ha fet una específica. Vidimus va exposar que com a base van formular una mecanització, que és absolutament necessari oferir una formació continua per actualitzar-se, i recomanen realitzar també altres cursos de Microsoft. Javier Garcia-Araez va comentar que en el seu cas particular, els seu aprenentatge ha estat en base a “assaig i error”, sent bastant autodidacta. Per part de Logisdoc, es va exposar que la formació es basa principalment en l’automatització de processos, i que el seu aprenentatge també recau en assaig i error, recalcant la importància de ser capaç de validar i ser crític amb els resultats. També va explicar que no és tant qüestió d’estudi, té més força el tenir curiositat. Francesc Giménez va exposar que la seva la gestió de dades i governança de dades són la base i recalca la importància de fer cursos sobre l’ús de la IA i com alimentar-la.

La tercera qüestió va ser quines creien que eren les competències necessàries i quines mancances detecten. Alberto Biarge va dir que els principis arxivístics són un pilar de la IA i que sense això, no serveix. Va argumentar també que la IA està pensada més pels arxivers que no pas pels tecnòlegs. Per últim, les mancances que ell creia que hi ha són el pensament crític i que s’ha de veure la IA com una eina i no com a base, per això s’ha d’entendre com funciona aquesta nova tecnologia. EsPublico-Gestiona creu que la gran carència és la base de coneixement tecnològic. Va explicar que creu que recau en carències generacionals, ja que costa la modernització, el desconeixements d’eines tecnològiques, i això provoca la pèrdua d’impuls. Logisdoc opina que la IA ha de ser transversal però que no té l’experiència per parlar. Tot i així va voler destacar la importància de l’ensenyament de veterans als més novells. Per últim, Francesc va exposar que hi ha mancances de coneixement, que s’ha d’aprendre dels perills de l’IA i que s’ha de saber com implementar-la en els processos. Va recalcar la importància de saber diferenciar l’ús laboral del personal i entendre les polítiques de seguretat de la IA. Ser més tecnològic no vol dir saber-ne fer un bon ús.

L’última qüestió va ser sobre l’alfabetització en tecnologia, i com creuen que s’hauria de formular un curs de IA. Alberto Biarge va començar explicant que ell introduiria la IA a totes les assignatures, com per exemple, l’ús en la IA per classificar, com funciona la IA i com utilitzar-la, Gestió Documental per la IA i gestionar el coneixement per utilitzar la IA en qüestions de millora. Javier Garcia-Araez va mencionar que seria adequat fer una assignatura de Machine Learning, alhora que va recalcar la comprensió lectora i lògica, i sobretot conèixer variants d’IA i casos d’aplicació per tenir un marc per treballar, a més d’altres qüestions com geopolítica, tot i així el més important és saber el rol dels arxivers per què la IA s’implementi. Mayte Lingg, per la seva banda, va fer èmfasi en que per treballar amb IA, el més important és saber d’ètica, legislació i practicar amb la IA per saber com operar amb ella. Francesc Giménez va formular ja les assignatures completes: Definició de IA, Entendre algoritmes i com entrenar-los, Probabilisme, Qualitat i ètica de les dades, Qualitat, classificació i protecció de les dades, Difusió i explotació de la IA, i la més rellevant o innovadora, Preservació d'algoritmes (dels usos de la IA) per saber com ha evolucionat i com ho farà.

Per finalitzar, l'Ariadna Morente va fer una reflexió amb els punts més rellevants. Aquests van ser que nosaltres, com a arxivers, hem de ser experts en validació, hem de donar seguretat i tenir un esperit crític per saber utilitzar amb ètica la IA, que el context de la informació és clau l'aplicació de la IA i que aquesta nova tecnologia està molt pensada per a nosaltres arxivers, més que per altres professions.