Resúmenes y conclusiones de las mesas de debate

• Participantes:  
  • Sr. Jordi Masias, AGTIC Consulting
  • Sr. Diego Ferreira, MagmaCultura
  • Sra. Anna de la Fragua, Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat
  • Sr. Gerard Corbella, La Foneria
• Objetivo: compartir experiencias prácticas, identificar oportunidades de mejora y reflexionar sobre los riesgos y dificultades detectados en los primeros ensayos de implantación de estas tecnologías.

Las intervenciones evidenciaron que, a pesar de encontrarse todavía en una fase inicial de experimentación, la IA ya está generando cambios significativos en la manera de abordar determinadas tareas documentales y archivísticas, especialmente aquellas relacionadas con la clasificación, la descripción, la extracción de información y la asistencia en la toma de decisiones.

Experiencias y puntos fuertes identificados

AGTIC expuso su experiencia en el ámbito de la consultoría para administraciones públicas durante los procesos de transformación digital. Después de varios años de pruebas, han incorporado herramientas de IA para explotar el conocimiento acumulado en informes, consultorías previas y documentación normativa de referencia. Estas herramientas se utilizan principalmente para elaborar primeros borradores de documentos e informes, manteniendo siempre la supervisión humana en la redacción final. Según los resultados obtenidos, el uso de la IA ha permitido lograr ahorros de tiempos estimados entre un 15% y un 20% en determinados procesos. Paralelamente, la experimentación ha evidenciado la necesidad de mejorar los sistemas de gestión documental y de enriquecer los metadatos para proporcionar un contexto más preciso a los modelos de inteligencia artificial.

MagmaCultura presentó varios casos de uso vinculados a la gestión de los archivos judiciales de la Generalitat de Catalunya. Su aproximación se basa en la incorporación de la IA para tareas muy concretas y delimitadas, como por ejemplo la traducción de textos jurídicos, el apoyo a la investigación documental o la asistencia en la definición de estructuras documentales durante el desarrollo de proyectos. Su experiencia pone de manifiesto la importancia de aplicar estas tecnologías con prudencia y bajo el criterio de profesionales especializados, especialmente en entornos que gestionan documentación sensible.

El Archivo Municipal de Sant Feliu de Llobregat destacó el potencial derivado del gran volumen de documentación electrónica acumulada desde principios de los años 2000. Actualmente trabajan en el entrenamiento de un asistente de IA destinado a apoyar los procesos de tramitación administrativa. Entre las funcionalidades previstas hay la identificación automática de tipologías documentales, la clasificación de expedientes y la asignación automática de metadatos a partir de la documentación presentada por la ciudadanía. El desarrollo de este proyecto ha comportado también una revisión crítica de los procesos y estructuras documentales existentes, poniendo de manifiesto que disponer de un gran volumen de información no garantiza necesariamente que esta esté preparada para el entrenamiento de sistemas inteligentes.

Por su parte, LaFoneria compartió la experiencia desarrollada conjuntamente con el Archivo Nacional de Catalunya para la explotación de más de 10.000 fichas de la Federación Catalana de Fútbol. El proyecto se basó en el uso de modelos de código abierto para extraer información y convertirla en datos estructurados. El proceso requirió varias iteraciones de mejora hasta lograr niveles de precisión próximos al 86%. La metodología empleada incluye técnicas de reconocimiento de entidades (Named Entity Recognition), modelización de datos mediante RDF y experimentación con el modelo conceptual Records in Contexts (RiC). El objetivo final es facilitar consultas en lenguaje natural que puedan devolver resultados vinculados directamente a las fuentes documentales originales.

Oportunidades detectadas

Los participantes coincidieron a señalar que la principal oportunidad de la IA en el ámbito archivístico es la capacidad de automatizar parcialmente tareas repetitivas que tradicionalmente requieren una elevada dedicación de recursos humanos. Entre estas tareas destacan la clasificación documental, la asignación de metadatos, la traducción, la transcripción, la extracción de información y la generación de primeros borradores de documentos.

Otra oportunidad relevante es la posibilidad de transformar grandes volúmenes de documentación en datos estructurados y reutilizables, hecho que podría facilitar nuevas formas de acceso y consulta de los archivos. Varias intervenciones apuntaron que, a medio plazo, los sistemas de IA podrían actuar como interfícies capaces de traducir consultas formuladas en lenguaje natural a los lenguajes documentales y archivísticos especializados, mejorando notablemente la experiencia de los usuarios.

Finalmente, se destacó que los proyectos de implantación de la IA están sirviendo también para detectar carencias previas en los sistemas de gestión documental e impulsar procesos de revisión, normalización y mejora de los datos existentes.

Dificultades y riesgos

A pesar de los beneficios observados, la mesa identificó varios riesgos y limitaciones que hay que tener presentes. Uno de los aspectos más reiterados fue la necesidad de mantener el conocimiento profesional y el criterio técnico de las personas especialistas. Varios participantes advirtieron que una dependencia excesiva de los sistemas automatizados podría comportar una pérdida progresiva de conocimiento experto si no se garantiza una formación adecuada de las nuevas generaciones de profesionales.

También se señaló la importancia de disponer de datos de calidad para entrenar los modelos. Tanto desde Sant Feliu de Llobregat como desde LaFoneria se remarcó que los resultados de la IA dependen directamente de la calidad, coherencia y estructura de los datos disponibles. En muchos casos, las muestras documentales utilizadas para el entrenamiento son reducidas y requieren un importante trabajo previo de preparación y revisión.

Otro riesgo destacado es la tentación de recurrir a plataformas comerciales cerradas que ofrecen resultados aparentemente más avanzados pero que pueden generar problemas relacionados con la seguridad, la confidencialidad y la gobernanza de los datos. En este sentido, se defendió la necesidad de valorar soluciones que permitan mantener el control sobre los entornos de trabajo y la información gestionada.

Finalmente, se identificaron dificultades asociadas al cumplimiento normativo, especialmente en materia de protección de datos, así como resistencias organizativas y culturales ante los cambios que comporta la incorporación de estas tecnologías. También se señaló que los costes de implantación pueden resultar elevados en proyectos que trabajan con series documentales de dimensiones reducidas.

Conclusiones

La discusión puso de manifiesto que la inteligencia artificial representa una oportunidad significativa para mejorar la eficiencia de los procesos archivísticos y documentales, especialmente en tareas de análisis, clasificación y explotación de la información. Aun así, los participantes coincidieron que el éxito de estas iniciativas depende menos de la tecnología en sí misma que de la calidad de los datos disponibles, de la madurez de los sistemas de gestión documental y de la capacidad de los profesionales para ejercer una supervisión crítica de los resultados.

En esta fase inicial, la IA se percibe principalmente como una herramienta de apoyo y asistencia, más que como un mecanismo de sustitución de las funciones técnicas de los profesionales de la archivística. Las experiencias compartidas muestran que el futuro de su implantación pasa por una combinación equilibrada entre automatización, control humano y una sólida gobernanza de la información.

Participantes:

• Alberto Biarge, Vidimus
• Mayte Lingg, Logisdoc - Servicio Movil
• Javier García-Aráez, Espublico-Gestiona
• Francesc Giménez, Associació de Professionals de l'Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya (AAC)

Esquema

1. Por qué utilizan la IA a las instituciones?

Vidimus:

• Transparencia: extraer datos de documentos actuales. Escrituras, impuestos... Hacen lo que les pide el cliente pero siempre con mucho cuidado.
• Clasificación automática.

Espúblico-Gestiona:

• Como empresa de software tienen la IA integrada a varios niveles. Desarrollan las Apps para llevar a cabo sus funciones.
• Proveedores de la Administración Pública: desarrollen IA dentro de las propias Apps.
• Validando siempre los resultados de la IA para dar consejos de uso correcto.

Logisdoc:

• Disponen de formación genérica de IA para saber poner límites y detectar potencialidades.
• Automatización de procesos, pero con control y validación por parte de expertos archiveros.
• Complementar BD de uso interno.

AAC:

• Como Ayuntamiento (St. Cugat) en la AAC aún no, solo tienen un planteamiento de proyecto.
• 2 proyectos:
  • Clasificación de imágenes desde un punto de vista artístico
  • Explotación probabilística de padrón de habitantes antiguo
• Tienen instrucción del DPD para el uso ético de la IA.
• Gestión de procesos inteligentes: IA partiendo del diseños de los procesos por automatización.

2. De qué formación parten de base? Tienen formación específica de la IA?

Vidimus:

• La IA viene de un proceso muy largo, no es nueva. Es muy importante la formación continua.

Espúblico-Gestiona

• Formación autodidacta a base de prueba y error. Sobre todo, se tiene que seguir cumplimiento normativo.

Logisdoc:

• Ensayo y error. Validar y ser crítico. No es tanto cuestión de estudio, es tener curiosidad. La automatización de procesos hace años que se intenta.

AAC:

Cursos de gestión de datos que son la base por qué la IA tenga sentido. Uso de prompts y como alimentar la IA.

3. Conocimientos o competencias necesarias para trabajar con la IA en la archivística?
Vidimus:

• Principios archivísticos son los mismos, son la base por el uso de la IA. Con todo el que trabajamos es necesario por la IA.
• Carencia: se tiene que enseñar IA como herramienta. Importando desarrollar sentido crítico. Entender como funciona la IA.

Espublico-Gestiona:

• Carencias generacionales: cuesta la modernización. Desconocimientos de herramientas tecnológicas. Pierden impulso.

Logisdoc:

• Los jóvenes aprenden de los veteranos. El aprendizaje de la IA tiene que ser transversal.

AAC:

• Carencias de conocimiento del funcionamiento.
• Importante! El uso laboral y personal no puede ser igual. Entender políticas de seguridad de la IA. Ser más tecnológico no quiere decir saber hacer un buen uso.

4. Si pudierais crear un curso de IA, como seria?

Vidimus:

• No un curso per se, introducir la IA en todas las asignaturas.
• Cómo funciona la IA. Gestión de documentos con la IA.

Espúblico-Gestiona:

• Conocimiento del lenguaje específico, comprensión lectora...  Conocimientos básicos de como interactuar con la IA.
• Conocer las variantes de IA.
• Conocer casos prácticos de aplicación.

Logisdoc:

• Ética y legislación y practicar con la IA. Dar seguridad al saber usarla.

AAC:

• Definición y tipologías de la IA
• Entender algoritmos y como entrenarlos
• Probabilidad
• Calidad y ética
• Calidad, clasificación y protección de los datos
• Difusión y explotación de la IA
• Preservación de algoritmos (de los usos de la IA): saber cómo evoluciona.

Compilación de los puntos más importantes:

• Ser expertos en validación
• Dar seguridad y espíritu crítico
• Ética de la IA
• Contexto de la información para aplicar la IA

Resumen

La segunda charla del II Think Tank tuvo como pretexto la competencia y futuro de la profesión, especialmente en el ámbito de la IA. El debate estuvo moderado por Ariadna Morente.

La primera pregunta que se hizo para debatir fue en qué utilizaban la Inteligencia Artificial (IA). El representante de la empresa Vidimus explicó que utilizaban la IA para extraer datos de documentos actuales y para realizar una clasificación automatizada. EsPublico, por su parte, dijo que utilizan la IA en sus propias aplicaciones como herramientas y de apoyo en sus procesos. Mayte Lingg, más que explicar el uso de la IA a su empresa, comentó que forman sus trabajadores en IA para que estos tengan un conocimiento de los límites, riesgos y potencialidades. Además, crean grupos de trabajo para hacer pequeños proyectos con IA, especialmente en la automatización de procesos. Por último, Francesc Giménez expuso como el Ayuntamiento de Sant Cugat utilizan la IA en un proyecto de clasificación automatizada de imágenes, con un punto de vista artístico y experimental. Otro proyecto que tienen entre manso es analizar la probabilidad y la explotación en el padrón municipal con la explotación de probabilidad con un 90% de fiabilidad, además han hecho una formación para el uso ético de la IA por el que hace la protección de datos.

La siguiente cuestión fue sobre la formación de base o si se ha hecho una específica. Vidimus expuso que como base formularon una mecanización, que es absolutamente necesario ofrecer una formación continúa para actualizarse, y recomiendan realizar también otras cursos de Microsoft. Javier Garcia-Araez comentó que en su caso particular, los suyo aprendizaje ha estado en base a “ensayo y error”, siente bastante autodidacta. Por parte de Logisdoc, se expuso que la formación se basa principalmente en la automatización de procesos, y que su aprendizaje también recae en ensayo y error, recalcando la importancia de ser capaz de validar y ser crítico con los resultados. También explicó que no es tanto cuestión de estudio, tiene más fuerza el tener curiosidad. Francesc Giménez expuso que la suya la gestión de datos y gobernanza de datos son la base y recalca la importancia de hacer cursos sobre el uso de la IA y como alimentarla.

La tercera cuestión fue qué creían que eran las competencias necesarias y qué carencias detectan. Alberto Biarge dijo que los principios archivísticos son un pilar de la IA y que sin esto, no sirve. Argumentó también que la IA está pensada más por los archiveros que no por los tecnólogos. Por último, las carencias que él creía que hay son el pensamiento crítico y que se tiene que ver la IA como una herramienta y no como base, por eso se tiene que entender como funciona esta nueva tecnología. EsPublico-Gestiona cree que la gran carencia es la base de conocimiento tecnológico. Explicó que cree que recae en carencias generacionales, puesto que cuesta la modernización, el desconocimientos de herramientas tecnológicas, y esto provoca la pérdida de impulso. Logisdoc opina que la IA tiene que ser transversal pero que no tiene la experiencia por habla. Aun así quiso destacar la importancia de la enseñanza de veteranos a los más noveles. Por último, Francesc expuso que hay carencias de conocimiento, que se tiene que aprender de los peligros de la IA y que se tiene que saber cómo implementarla en los procesos. Recalcó la importancia de saber diferenciar el uso laboral del personal y entender las políticas de seguridad de la IA. Ser más tecnológico no quiere decir saber hacer un buen uso.

La última cuestión fue sobre la alfabetización en tecnología, y como creen que se tendría que formular un curso de IA. Alberto Biarge empezó explicando que él introduciría la IA en todas las asignaturas, como por ejemplo, el uso en la IA para clasificar, como funciona la IA y como utilizarla, Gestión Documental por la IA y gestionar el conocimiento para utilizar la IA en cuestiones de mejora. Javier Garcia-Araez mencionó que sería adecuado hacer una asignatura de Machine Learning, a la vez que recalcó la comprensión lectora y lógica, y sobre todo conocer variantes de IA y casos de aplicación para tener un marco para trabajar, además de otras cuestiones como geopolítica, aun así lo más importante es saber el rol de los archiveros por qué la IA se implemente. Mayte Lingg, por su parte, hizo énfasis en que para trabajar con IA, el más importante es saber de ética, legislación y practicar con la IA por saber cómo operar con ella. Francesc Giménez formuló ya las asignaturas completas: Definición de IA, Entender algoritmos y como entrenarlos, Probabilismo, Calidad y ética de los datos, Calidad, clasificación y protección de los datos, Difusión y explotación de la IA, y la más relevante o innovadora, Preservación de algoritmos (de los usos de la IA) por saber cómo ha evolucionado y como lo hará.

Para finalizar, Ariadna Morente hizo una reflexión con los puntos más relevantes. Estos fueron que nosotros, como archiveros, tenemos que ser expertos en validación, tenemos que dar seguridad y tener un espíritu crítico para saber utilizar con ética la IA, que el contexto de la información es clave la aplicación de la IA y que esta nueva tecnología está muy pensada para nosotros archiveros, más que por otras profesiones.