Gestió de documents
El sistema de gestió dels documents de la Universitat Autònoma de Barcelona està definit en el Reglament dels arxius de la UAB com la part del sistema arxivístic que garanteix les tècniques relatives al desenvolupament, l'aplicació i l'avaluació dels sistemes necessaris per gestionar els documents des del moment en què es generen o reben fins al seu ús o destinació final.
El sistema de gestió dels documents conté els instruments següents:
- Un sistema integrat de classificació, de codificació (quadre de classificació) i d'operacions d'arxivament dels documents generats o rebuts per la Universitat.
- Un sistema integrat de conservació i d'eliminació dels documents (calendari de conservació i d'eliminació dels documents).
- Un sistema integrat de descripció i de gestió automatitzada dels processos de tractament de la documentació.
El quadre de classificació documental corporatiu és una estructura funcional jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteixen les funcions i activitats de l'organització, i que permet identificar-ne i agrupar-ne físicament o intel·lectualment els documents i facilitar-ne la recuperació.
És l'eina que permet sistematitzar i normalitzar el fons documental de l'organització.
La UAB disposa d'un quadre de classificació funcional i jeràrquic que podeu consultar en aquest document.
Entenem per descripció arxivística l'elaboració d'una representació acurada d'una unitat de descripció i, si s'escau, de les parts que la componen mitjançant la recopilació, l'anàlisi, l'organització i l'enregistrament de qualsevol informació que serveixi per identificar, gestionar, localitzar i explicar els documents d'arxiu, proporcionant també informació sobre el context de creació i el sistema a partir del qual s'han organitzat.
Els objectius són:
- Facilitar l'accés als documents.
- Representar els documents d'arxiu de manera comprensible, donant informació sobre el context de creació, l'organització i el contingut.
- Permetre verificar l'autenticitat de la provinença dels documents d'arxiu proporcionant informació sobre la història de la seva conservació i custòdia, classificació i les circumstàncies de la seva creació i utilització.
La descripció del fons documental de la UAB segueix els criteris establerts a la Norma de descirpció arxivística de Catalunya (NODAC).
Per a determinar la conservació i l'eliminació de la documentació rebuda o generada en l'exercici de les seves funcions i activitats, la UAB segueix les disposicions emeses per la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya (CNAATD).
LA CNAATD dictamina i publica els criteris de conservació o eliminació de les sèries documentals de l'Administració pública.
Enllaç a la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental
El llibre de registre d'eliminació de la Universitat Autònoma de Barcelona es pot consultar en el document següent: