Soy empresa/institución y quiero acoger estudiantes en prácticas


Estos son los principales requisitos y condiciones de las prácticas extracurriculares:

Antes acoger una persona estudiante de la UAB en estancia de prácticas extracurriculares, deben:


Una vez lo hayan hecho, aquí encontrarán los pasos a seguir:




Para empezar
, deben registrarse en NEXUS, la aplicación de gestión de la intermediación laboral y de prácticas en empresa de la UAB. Pueden hacerlo en este enlace.

Es indispensable que adjunten, en el apartado "Datos fiscales", la Tarjeta de Identificación Fiscal (TIF) que otorga la Agencia Tributaria (ver ejemplo en este enlace).

En el proceso de registro se les facilitará, vía correo electrónico, un NIU (Número de Identificación Universitaria, equivalente al nombre de usuario) y unas sencillas instrucciones para obtener la contraseña.

Si quieren acoger a una persona estudiante en prácticas pero les faltan candidaturas, deben introducir su oferta en NEXUS (opción E5).



Hay que detallar la oferta en los campos que la aplicación les requerirá: proyecto formativo, titulaciones vinculadas, número de horas, ayuda al estudio, lugar donde se desarrollarán las prácticas, nombre de la persona tutora, nombre de la persona de contacto, etc.

A continuación se iniciará el proceso de selección de las personas candidatas:

 
  • El Servicio de Empleabilidad revisará la oferta, la publicará y hará una preselección de candidatos.
  • Una vez aplicado el primer filtro, el Servicio les hará llegar 3 y 5 perfiles, los de las personas finalistas del proceso de selección.
  • Ustedes, a partir de estas candidaturas recibidas, harán la selección definitiva con el acompañamiento del Servicio, si así lo desean.
  • Una vez hecha esta selección, ustedes cumplimentarán la solicitud del convenio en NEXUS indicando el NIU de la persona elegida.
  • El alumnado que tiene interés en hacer una estancia de prácticas pero no dispone de una empresa donde hacerla, utiliza NEXUS para acceder a las ofertas disponibles publicadas y postularse a las que se ajusten a su perfil para participar en los procesos de selección.

Estas acciones están sujetas a tarifas (y excepciones) establecidas por el Consejo Social de la UAB y las pueden consultar en este enlace.

  Se debe tener en cuenta que los convenios de prácticas extracurriculares no se pueden prorrogar de un curso para otro. En caso de querer alargar la estancia de prácticas más allá de la fecha de finalización del actual curso académico, habría que tramitar un nuevo convenio de prácticas –siempre y cuando se sigan cumpliendo los requisitos correspondientes–.

Si ya han llegado a un acuerdo verbal previo con una persona estudiante de la UAB, deben seguir los siguientes pasos:
 
  • Comprobar que se cumplen los requisitos establecidos para la tramitación de un convenio de prácticas extracurriculares.
  • En caso afirmativo, introducir directamente en NEXUS la solicitud de convenio (opción E6). Necesitarán el NIU (Número de Identificación Universitaria) del/de la alumno/a y deberán rellenar los campos que la aplicación les requerirá: proyecto formativo, número de horas, ayuda al estudio, lugar donde se desarrollarán las prácticas, nombre de la persona tutora, nombre de la persona de contacto, etc.


Estas acciones están sujetas a tarifas (y excepciones) establecidas por el Consejo Social de la UAB y las pueden consultar en este enlace.

  Se debe tener en cuenta que los convenios de prácticas extracurriculares no se pueden prorrogar de un curso para otro. En caso de querer alargar la estancia de prácticas más allá de la fecha de finalización del actual curso académico, habría que tramitar un nuevo convenio de prácticas –siempre y cuando se sigan cumpliendo los requisitos correspondientes–.



La firma de los convenios de prácticas extracurriculares y de sus anexos se realizará, por defecto, de forma telemática con un sencillo sistema de firma digital biométrica, en cumplimiento de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común.

Se trata de un sistema pionero, de alta seguridad y plena validez legal. No requiere la instalación de certificados ni de software adicional: sólo hay que tener al alcance un teléfono inteligente o una tableta donde se pueda acceder a la cuenta de correo electrónico vinculado y predeterminado en su perfil de NEXUS.
 
Así pues, si tienen algún documento en trámite, recibirá un mensaje de correo electrónico con el asunto "UAB Gestión Electrónica Servicio de Empleabilidad". Este mensaje les permitirá firmar el convenio y/o la adenda (documento). Si abren el mensaje, verán una imagen como esta:



Con el fin de firmar, deberán abrir el mensaje con su dispositivo móvil o tableta, y pulsar el botón verde VER DOCUMENTO; a continuación, se abrirá automáticamente el navegador, donde podrán visualizar, revisar y firmar el documento. Deben utilizar un navegador actualizado y seguro como Google Chrome, Mozilla Firefox o Microsoft Edge (Internet Explorer ya ha dejado de funcionar).

Simplemente, vayan hasta el final del documento para encontrar el recuadro realizar hacer la firma. Es necesario que, con el dedo, toquen el recuadro y acepten las condiciones:



A continuación, se abrirá un nuevo recuadro como el siguiente:



Con el dedo (o un lápiz electrónico adecuado), firmen el documento; si no les gusta cómo ha quedado la firma, pueden repetirla tantas veces como deseen. Después, pulsen ACEPTAR y pulsen ENVIAR.

La pantalla cambiará a la siguiente:



En este momento, el documento ya está firmado por ustedes.

La primera parte en firmar siempre es la empresa/institución. Sólo será válida la firma de la persona representante legal de la organización: no lo serán las firmas de la persona de contacto, ni de la persona tutora, ni de dos personas representantes legales vez. Sin embargo, la persona de contacto y la persona tutora recibirán mensajes informativos sobre el estado del proceso de firma.

Una vez ha firmado el documento, el sistema la envía a la persona estudiante, que deberá realizar el mismo proceso. Finalmente, llega a la persona responsable de la Universidad, que también deberá firmarlo con este procedimiento. Una vez firmado por la UAB, documento ya estará formalizado.

A continuación, recibirán otro correo con el documento firmado por todas las partes. Consérvenlo, ya que es el original: contiene las coordenadas GPS de la firma, además de la fecha, la hora y las trazas biométricas. También lo podrán recuperar en NEXUS en cualquier momento.

Como ven, con una buena coordinación de las partes es posible completar este proceso de firma digital en tan sólo unos minutos.

A más tardar, el documento deberá estar firmado por la empresa/institución, el estudiante y la Universidad el día antes de la fecha de inicio de la estancia de prácticas. En caso de superar este plazo, será necesario que nos contacte para establecer una nueva fecha de inicio de la estancia y reiniciar el proceso de firma. Bajo ningún concepto se podrán formalizar convenios de forma retroactiva, es decir, con una fecha de inicio de la estancia de prácticas anterior a la firma del convenio.

  Si se encuentran incidencias técnicas a la hora de firmar el convenio, por favor, consulten este enlace.

En caso de que no sea posible el proceso de firma del convenio de prácticas extracurriculares mediante el sistema de firma digital biométrica en los términos anteriormente descritos, se procederá a su firma en papel. El proceso es el siguiente:
 
  • Ustedes descargarán el documento en PDF a través de NEXUS e imprimirán tres copias, que tanto ustedes como la persona estudiante firmarán en todas las páginas.
  • La persona estudiante depositará las tres copias en nuestra oficina para que nuestra Dirección también las firme.
  • Una vez estén firmadas por nuestra Dirección, el/la alumno/a recibirá un aviso vía correo electrónico para que venga a recoger su propia copia y la de ustedes, que deberá entregarles.
 
A partir de ese momento, el convenio será válido y vigente y procederemos a aplicarles las tarifas de gestión correspondientes.
 
Pueden ampliar la información sobre la tramitación de convenios en el siguiente apartado.



Las estancias de prácticas ya formalizadas pueden requerir adendas de tres tipos:
  • Modificaciones, para hacer un cambio en las condiciones establecidas en el convenio inicial (por ejemplo, en el horario, la persona tutora o la ayuda al estudio).
  • Prórrogas, con el fin de ampliar la duración de la estancia de prácticas.
  • Rescisiones, para finalizar la estancia de prácticas en una fecha anterior a la prevista.

Las tres deben solicitar, por parte de la empresa/institución, a través de la aplicación NEXUS, con procedimiento similar al de la tramitación del convenio inicial (también en cuanto a la firma del documento).

La gestión de las adendas no tiene ningún coste económico para ninguna de las partes implicadas.

15 días antes de la fecha de finalización de la estancia de prácticas, se activarán en NEXUS las opciones para que la persona estudiante rellene la memoria final, y para que la persona tutora de la empresa/institución rellene el informe final.

En ambos casos, se trata de un sencillo cuestionario, 100% confidencial, que hay que responder en la misma aplicación.

Una vez realizados la memoria y el informe, habrá finalizado la gestión del convenio.