Gestión de documentos
El sistema de gestión de documentos de la Universitat Autònoma de Barcelona está definido en el Reglamento de los Archivos de la UAB como la parte del sistema archivístico que garantiza las técnicas relativas al desarrollo, la aplicación y la evaluación de los sistemas necesarios para gestionar los documentos desde el momento en que se generan o reciben hasta su uso o destino final.
El sistema de gestión de documentos contiene los siguientes instrumentos:
- Un sistema integrado de clasificación, codificación (cuadro de clasificación) y operaciones de archivo de los documentos generados o recibidos por la Universidad.
- Un sistema integrado de conservación y eliminación de documentos (calendario de conservación y eliminación de documentos).
- Un sistema integrado de descripción y gestión automatizada de los procesos de tratamiento de la documentación.
El cuadro de clasificación documental corporativo es una estructura funcional, jerárquica y lógica de conceptos que reflejan las funciones y actividades de la organización y que permite identificar y agrupar, física o intelectualmente, los documentos, así como facilitar su recuperación.
Es la herramienta que permite sistematizar y normalizar el fondo documental de la organización.
La UAB dispone de un cuadro de clasificación funcional y jerárquico.
Entendemos por descripción archivística la elaboración de una representación precisa de una unidad de descripción y, si procede, de las partes que la componen mediante la recopilación, el análisis, la organización y el registro de cualquier información que sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo. Asimismo, proporciona información sobre el contexto de creación y el sistema a partir del cual se han organizado.
Los objetivos son:
- Facilitar el acceso a los documentos.
- Representar los documentos de archivo de manera comprensible, proporcionando información sobre el contexto de creación, la organización y el contenido.
- Permitir verificar la autenticidad y la procedencia de los documentos de archivo mediante información sobre la historia de su conservación y custodia, su clasificación y las circunstancias de su creación y utilización.
La descripción del fondo documental de la UAB sigue los criterios establecidos en la Norma de descripción archivística de Cataluña (NODAC).
Para determinar la conservación y la eliminación de la documentación recibida o generada en el ejercicio de sus funciones y actividades, la UAB sigue las disposiciones emitidas por la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Elige Documental del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña (CNAATD).
LA CNAATD dictamina y publica los criterios de conservación o eliminación de las series documentales de la Administración pública.
El libro de registro de eliminación de la Universitat Autònoma de Barcelona se puede consultar en el fichero adjunto.
Este fichero recoge 2.350 registros de eliminación documental gestionados por la Unidad de Archivo General de la UAB, con fechas de eliminación comprendidas entre el 25/11/1992 y el 18/12/2025.
Se trata, por tanto, de un instrumento de control, trazabilidad y evidencia del proceso de selección y destrucción (o retirada) de documentos de acuerdo con los criterios de evaluación documental.
Campos principales
- Número de registro: identificador único de cada eliminación (normalmente un lote o conjunto documental). En la mayoría de los casos, los cuatro primeros dígitos indican el año del registro (p. ej., 1992001 = primer registro de 1992). Este campo permite referenciar y auditar la operación.
- Años: indica el alcance cronológico de la documentación eliminada (un año concreto o un intervalo, p. ej., 1976-1982). Sirve para contextualizar la documentación y verificar que el período eliminado se corresponde con los plazos de conservación establecidos.
- Código TAAD: código de la Tabla de Evaluación y Acceso Documental (TAAD) que identifica la serie documental y su régimen de conservación, acceso y disposición final.
- Cuando el valor es 0, no se aplica ningún código de la Tabla de Evaluación y Acceso Documental.
- Descripción: describe el tipo de documentos eliminados (p. ej., facturas, órdenes de pago, expedientes de becas, encuestas, exámenes o documentación de trabajo). Es un campo clave para comprender la naturaleza del lote y justificar su eliminación de acuerdo con la TAAD.
- Metros lineales: cuantifica el volumen físico eliminado (en metros lineales de estantería). Puede aparecer con decimales (p. ej., 6,6). En este fichero, la suma total es de 5.907,54 metros lineales.
- Fecha de eliminación: fecha efectiva de la eliminación. Normalmente es una fecha completa, aunque en el fichero existen algunos casos con formato incompleto (p. ej., únicamente el año).
En definitiva, con este fichero la Unidad de Archivo General de la UAB quiere garantizar la transparencia, el control interno y la posibilidad de auditoría de:
- qué se ha eliminado;
- de qué período procede la documentación;
- qué código de evaluación (TAAD) se ha aplicado;
- qué volumen ocupaba y cuándo se ha destruido o retirado.
Actualizado a fecha de 22/06/2026.