Cómo firmar convenios y adendas



La firma de los convenios de prácticas extracurriculares y de sus anexos se realizará, por defecto, de forma telemática con un sencillo sistema de firma digital biométrica, en cumplimiento de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común.

Se trata de un sistema pionero, de alta seguridad y plena validez legal. No requiere la instalación de certificados ni de software adicional: sólo hay que tener al alcance un teléfono inteligente o una tableta donde se pueda acceder a la cuenta de correo electrónico vinculado y predeterminado en su perfil de NEXUS.
 
Así pues, si tienen algún documento en trámite, recibirá un mensaje de correo electrónico con el asunto "UAB Gestión Electrónica Servicio de Empleabilidad". Este mensaje les permitirá firmar el convenio y/o la adenda (documento). Si abren el mensaje, verán una imagen como esta:



Con el fin de firmar, deberán abrir el mensaje con su dispositivo móvil o tableta, y pulsar el botón verde VER DOCUMENTO; a continuación, se abrirá automáticamente el navegador, donde podrán visualizar, revisar y firmar el documento.

Simplemente, vayan hasta el final del documento para encontrar el recuadro realizar hacer la firma. Es necesario que, con el dedo, toquen el recuadro y acepten las condiciones:



A continuación, se abrirá un nuevo recuadro como el siguiente:



Con el dedo (o un lápiz electrónico adecuado), firmen el documento; si no les gusta cómo ha quedado la firma, pueden repetirla tantas veces como deseen. Después, pulsen ACEPTAR y pulsen ENVIAR.

La pantalla cambiará a la siguiente:



En este momento, el documento ya está firmado por ustedes.

La primera parte en firmar siempre es la empresa/institución. Sólo será válida la firma de la persona representante legal de la organización: no lo serán las firmas de la persona de contacto, ni de la persona tutora, ni de dos personas representantes legales vez. Sin embargo, la persona de contacto y la persona tutora recibirán mensajes informativos sobre el estado del proceso de firma.

Una vez ha firmado el documento, el sistema la envía a la persona estudiante, que deberá realizar el mismo proceso. Finalmente, llega a la persona responsable de la Universidad, que también deberá firmarlo con este procedimiento. Una vez firmado por la UAB, documento ya estará formalizado.

A continuación, recibirán otro correo con el documento firmado por todas las partes. Consérvenlo, ya que es el original: contiene las coordenadas GPS de la firma, además de la fecha, la hora y las trazas biométricas. También lo podrán recuperar en NEXUS en cualquier momento.

Como ven, con una buena coordinación de las partes es posible completar este proceso de firma digital en tan sólo unos minutos.

A más tardar, el documento deberá estar firmado por la empresa/institución, el estudiante y la Universidad el día antes de la fecha de inicio de la estancia de prácticas. En caso de superar este plazo, será necesario que nos contacte para establecer una nueva fecha de inicio de la estancia y reiniciar el proceso de firma. Bajo ningún concepto se podrán formalizar convenios de forma retroactiva, es decir, con una fecha de inicio de la estancia de prácticas anterior a la firma del convenio.

Esperamos que puedan realizar el trámite sin incidencias. Sin embargo, si sucede alguna, contacten con nosotros a laboral.practiques.so@uab.cat.